وظایف را ساده‌تر کنید

در یک روز شلوغ کاری که باید در چند قرار ملاقات شرکت کنید، پاسخ ایمیل‌ها را بدهید و وظایف زیادی نیز به شما محول شده است، ساده‌تر کردن برنامه کاری بسیار سخت به نظر می‌رسد. برای شروع می‌توان به اولویت‌بندی پرداخت و ابتدا بر کار مهم‌تر تمرکز کرد.

بیل گیتس، مؤسس مایکروسافت گفته است:

توانایی اینکه کارها را اولویت‌بندی کنید و به مسائل مهم‌تر مشغول شوید و قدرت تفکر بالایی داشته باشید، یک گونه‌ی خاص از خردمندی است.

همان‌طور که در گفته بیل گیتس می‌توان مشاهده کرد، بهترین راه اولویت‌بندی موفق‌تر کارها این است که «هوشمندانه فکر کنید، نه اینکه سخت‌تر کار کنید

زمانی که وظایفتان را هوشمندانه انجام دهید، می‌توانید آن‌ها را ساده‌تر کنید. نیاز ندارید در تمام امور اداری و کارها شرکت کنید. در نظر داشته باشید که عضوی از یک تیم هستید و اعضای تیمتان می‌توانند در انجام امور مختلف به شما کمک کنند یا انجام وظایفی را بر عهده بگیرند.

بر موضوع مهم تمرکز کنید

یکی از مسائلی که به‌راحتی باعث ایجاد استرس می‌شود، افزایش حجم کارهایی است که باید انجام شوند یا مشکلی که نمی‌توان آن را حل کرد. در چنین شرایطی، هر فردی ممکن است دچار استرس شود و برخوردهای پرخاشگرانه‌ای با اطرافیانش انجام دهد.

زمانی که دچار چنین شرایطی شدید، کافی است از خود بپرسید کدام‌یک از وظایفتان اهمیت بیشتری دارد؟ زمانی که به پاسخ رسیدید، ربر آن وظایفی متمرکز شوید که اهمیت بیشتری دارند. ریچارد برنسون، بنیان‌گذار گروه ویرجین در این باره گفته است:

اگر من ویرجین را از دست بدهم به جای دیگری می‌روم و کارم را از نو شروع می‌کنم؛ اما اگر یکی از اعضای خانواده‌ام دچار عارضه‌ای شود، آنجا است که به مشکل برخورده‌ام.

درواقع وقتی مشکل بزرگی را که پیش روی شما قرار دارد، برطرف می‌کنید؛ از میزان استرستان کاسته می‌شود و می‌توانید با انرژی مثبت به سمت انجام کارهای سبک‌تر بروید.

کنترل شرایط را به دست بگیرید

 

طبیعتا در کسب‌وکارتان با مواقعی مواجه می‌شوید که حجم کاری بالا است، لیست بلندبالایی از وظایف به شما محول شده و در شرایطی قرار گرفته‌اید که نمی‌توانید از پس آن‌ها بربیایید. برای رهایی از این وضعیت، بهترین کار به دست گرفتن کنترل شرایط است.

اگر با شمار زیادی از وظایف روبه‌رو شده‌اید و هر یک دارای اهمیت یکسانی هستند، بهتر است از اولین وظیفه‌ی پیش رو شروع کنید. تنها آن وظیفه را انجام دهید و به موضوعات دیگر فکر نکنید.

تمرکز کمتر بر مسائل مختلف، باعث می‌شود کنترل شرایط را به دست بگیرید و پس از انجام یک وظیفه به سراغ وظیفه بعدی بروید. جف بزوس، مدیرعامل کمپانی آمازون گفته است:

استرس زمانی ایجاد می‌شود که می‌توانید کنترل موضوعی را به دست بگیرید، اما اقدام نمی‌کنید. من زمانی که به مشکلی بربخورم، با تماس تلفنی یا ایمیل تیمم را از شرایط باخبر می‌کنیم. همین امر باعث می‌شود استرس من به حد قابل توجهی کاهش یابد.

استراحت کنید

 

گاهی اوقات نیاز دارید که کمی استراحت کنید و دوباره کارتان را از سر بگیرید. در آن لحظه شرایطی تجربه می‌کنید که میزان استرس شما را بالا می‌برند و نمی‌توانید به‌درستی فکر کنید و تصمیم بگیرید.

شاید بعضی از مدیران کسب‌وکار در برابر فشار کاری تحمل بالایی داشته باشند؛ اما باید در نظر داشته باشید که اگر شرایط بر شما غلبه کنند، به مشکل بر خواهید خورد. این مشکلات از میزان خلاقیت شما می‌کاهد و نمی‌توانید عملکرد مناسبی داشته باشید.

درواقع ۹۰ درصد مدیرانی که در نظرسنجی سازمان CCL شرکت کرده بودند، گفتند راه‌حل آن‌ها برای از بین بردن استرس، دور شدن فیزیکی و فکری از منبع ایجاد استرس است.

سوزان وویچیتسکی، مدیرعامل یوتیوب در این مورد گفته است:

گاهی اوقات لازم است دست از کار بکشید. من به این نتیجه رسیده‌ام که با انجام این کار، می‌توان به تفکرات و راه‌حل‌های مفید در مورد مسائل مختلف رسید.

برای آینده برنامه‌ریزی کنید

 

ما می‌دانیم در هر روز هفته قرار است چه کاری انجام دهیم. به همین علت برنامه‌ریزی برای انجام کارها باعث می‌شود از میزان استرس کاسته شود. یک روز از هفته را برگزینید و سپس برنامه کاری خود تا هفته بعد را مشخص کنید. شما با این کار می‌توانید تمام وظایف و کارهایی را که باید در طول هفته انجام دهید، مشخص کنید و از قبل برای انجامشان آماده باشید.

طبیعتا زمانی که مضطرب باشیم، نه‌تنها عملکردمان به مشکل برمی‌خورد بلکه بر همکارانمان نیز تأثیر بدی می‌گذاریم. سازماندهی، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی هر یک از وظایف می‌تواند بهترین استراتژی برای مدیریت کارها باشد. با کاهش استرس نه‌تنها به بهبود عملکردتان کمک کرده‌اید بلکه تأثیر مثبتی نیز بر محیط کاریتان گذاشته‌اید.

جک دورسی، مدیرعامل توییتر گفته است:

هرچه به کارهای خود آهنگ و نظم بهتری بدهید و با برنامه‌ریزی درست پیش بروید، بیشتر می‌توانید از میزان استرس بکاهید.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here